Gestione documentale digitale

Rinnovare le competenze informatiche: quali sono le novità per far fronte ai rischi di obsolescenza digitale

Oggi si parla di crisi aziendali, nel momento in cui si fa riferimento alla digitalizzazione e quindi alle innovazioni tecnologiche, a cui l’azienda deve necessariamente far fronte per evitare che la crisi si abbatti su di essa all’improvviso.

Per queste ragioni ma anche per una questione di comodità proprio a favore delle aziende stesse e per gli studi professionali, entra in vigore nel 2014 l’obbligo di adottare la fatturazione elettronica. Questa nuova modalità di conservazione dei documenti che prima di allora avveniva in forma cartacea offre i suoi molteplici vantaggi, in particolare, il sistema elettronico permette l’automatica registrazione delle scritture contabili e la conservazione delle fatture di acquisto e di vendita.

In questo modo, i soggetti coinvolti nel processo di trasmissione ed i diversi passaggi di digitalizzazione, creano un sistema a se stante che minimizza i costi di gestione e le tempistiche di trasferimento dei dati fiscali dell’azienda verso un database esterno, creando un circuito attraverso il quale solo gli autorizzati possono intervenire, in questo database interagiscono:

• il fornitore che può essere una persona fisica o una persona giuridica;
• un intermediario autorizzato ad agire in nome e per conto del fornitore;
• la pubblica amministrazione, che può avvalersi di un intermediario che si occupi della ricezione e conservazione delle fatture elettroniche;
• la sogei spa, la quale, oltre a  realizzare il sistema informativo di interscambio, si occupa di controllare la piattaforma web e ricopre il ruolo di intermediario tra la società e la pubblica amministrazione;
• l’agenzia delle entrate che gestisce il sistema informativo, svolgendo compiti di supervisione e coordinamento delle fasi di interscambio, attraverso l’attento controllo della trasmissione dei dati.

Questi passaggi possono essere realizzati attraverso diverse modalità (web, posta elettronica certificata, SDFTP, SDCOOP). Essi, vengono adottati in relazione al tipo, al numero ed alla dimensione dei file da trasmettere. È importante ricordare infine le caratteristiche che devono essere rispettate al fine di eseguire correttamente la gestione documentale, ovvero rispettare la leggibilità, l’affidabilità, l’autenticità, l’integrità e la riservatezza dei documenti.