Trucchi Excel per un utilizzo da campione

Quando si parla di Excel, la diffidenza nei confronti di questo strumento regna sovrana. Molti erroneamente pensano che si tratta di un mezzo un po’ difficile da capire, ma in realtà non è così. Excel va al di là dei semplici calcoli, poiché è in grado di elaborare dati molto più complessi.

E’ molto facile da usare, più di quanto si pensi. Ci sono moltissime funzionalità, che una volta comprese, agevolerà il lavoro che verrà svolto più facilmente e velocemente.

Come è stato anticipato in precedenza, Microsoft Excel va al di là dei semplici calcoli. Esso può essere altresì utilizzato per la contabilità, la fatturazione, le bolle di accompagnamento e molto altro ancora.

Ecco qui di seguito dunque, alcuni piccoli trucchi excel per un uso semplice e veloce. Siete pronti per scoprire le numerose funzioni che potete prendere in considerazione per agevolare il vostro lavoro? Se la vostra risposta è affermativa procediamo immediatamente.

1. Aggiungere più righe o colonne in Excel

Quando si ha che fare con tantissimi dati è fondamentale integrare nel foglio di lavoro più righe o colonne. Di sicuro il 90% di voi inizierebbe ad aggiungerle una per volta, impiegando il doppio del tempo, soprattutto se le righe o le colonne da aggiungere fossero un centinaio. E allora in tal caso come bisogna procedere? In realtà un piccolo trucco c’è per non perdere del tempo prezioso e ora ve lo svelerò cari lettori: basta evidenziare lo stesso numero di righe o colonne preesistenti che si vogliono aggiungere e con il tasto destro del mouse cliccare sulla voce “Inserisci”.

2. Utilizzare i filtri in Excel

I filtri è una funzionalità molto facile da usare e permette di trovare in pochissimo tempo l’informazione richiesta a fronte di numerosi dati presenti. Giusto per rendere l’idea di quanto detto, sul foglio di lavoro a tua disposizione, hai una miriade di dati caratterizzati da nomi di aziende , indirizzi, numeri di telefono e via dicendo. Ebbene, se servono soltanto i numeri di telefono ad esempio, i filtri ti aiuteranno di gran lunga a raggiungere l’obiettivo.

Per utilizzare in modo facile e veloce tale funzionalità ecco come devi procedere:

•     Entra nel tuo foglio di lavoro;

•     Seleziona “l’area” a cui vuoi applicare il filtro, in questo caso “Numeri di telefono”;

•     Con il mouse clicca sulla barra degli strumenti e seleziona la voce “ Ordina e filtra” (nota bene: in alcune versioni le due voci potrebbero apparire distinte e separate);

•     Nel menù a tendina scegli Filtra.

Una volta eseguiti tutti questi passaggi potrai notare una piccola freccia che è comparsa ai lati di ogni titolo di colonna, e voilà si potrà guidare il filtro a proprio piacimento.

3. Eliminare campi duplicati in Excel

Quante volte ti sarà capitato di trovarti di fronte a delle duplicazioni di dati all’interno del foglio di lavoro? Sicuramente moltissime volte. E allora, per poter rimuovere i duplicati basterà eseguire questi piccoli passaggi che ora ti illustrerò dettagliatamente in modo tale da agevolarti il lavoro.

Per procedere nel modo giusto fai così:

•     Entra nel foglio e seleziona l’area dei dati che vuoi controllare;

•     Vai sulla barra degli strumenti e clicca sulla voce “Dati” e scegli “filtro Avanzato” dove potrai trovare la porzione di celle selezionate per l’apposito controllo;

•     Selezionare la voce “Copia univoca dei record” per nascondere i valori duplicati;

•     Indicare l’area di lavoro dove hai intenzione di copiare i dati filtrati;

•     Per eliminare completamente i valori duplicati procedere a salvare la lista dei nuovi dati usando un nome diverso da quello precedente.

4. Formattazione condizionale in Excel

Questa funzione permette di evidenziare velocemente i dati più importanti inseriti all’interno del foglio di lavoro. Molte volte dunque, può essere necessario visualizzare determinate informazioni con colori diversi  in base al valore del dato stesso. Pertanto, per essere più chiari, questa funzione permette di cambiare lo stile del carattere, il colore e sottolineare altresì alcune parti della cella stessa.

La prima cosa da fare è quella di cliccare sulla cella che si desidera formattare. Cliccare con il mouse sulla dicitura “Formato” e a seguire sulla voce “Formattazione condizionale”. Nella versione di Excel 2007 invece i passaggi sono leggermente diversi: è necessario cliccare su “Home”, poi su “Stili” e infine su “Formattazione condizionale”.

Se vuoi aggiungere due o più condizioni basta poi cliccare su “Aggiungi” e il gioco è fatto!

5. Trasporre dati da righe a colonna e viceversa

Se nel tuo foglio di lavoro sono presenti i dati nelle colonne ma vuoi passarle nelle righe bisogna utilizzare la voce “Trasponi”. Così facendo le informazioni possono essere ruotate da colonne a righe o viceversa.

Per eseguire il suddetto lavoro in maniera facile e veloce senza perdere tempo, procedere in questo modo:

•     Seleziona i dati da ridisporre e copiali (un modo per semplificare tutto è quello di utilizzare dalla tastiera CTRL+C;

•     Con il tasto destro del mouse clicca sulla prima cella nella quale andranno incollati le info richieste e in seguito nella dicitura “Incolla speciale” scegli la funzione Trasponi.

Naturalmente prima di eseguire l’operazione suddetta è necessario che trovi un’area dove lo spazio è abbastanza sufficiente per poter incollare le informazioni in questione.

6. Utilizzare l’apostrofo per formattare velocemente un valore numerico come testo

Questa scorciatoia torna molto utile quando si vuole integrare una cifra numerica che inizia con lo zero (esempio, il numero di partita IVA, oppure un numero di telefono).

Inserendo l’apostrofo a inizio cella dunque, permette di inserire una stringa di testo.

Una volta che è stato aggiunto il valore, naturalmente l’apostrofo non comparirà.

7. Mappe 3D

Excel in questi ultimi anni ha migliorato tantissimo le rappresentazioni grafiche. Infatti è possibile ad esempio, integrare una mappa 3D all’interno del foglio di lavoro.

Ad esempio se si vuole realizzare una visualizzazione di un determinato dato relativo alla popolazione basta cliccare sul bottone “Mappa 3D” selezionare “Apri 3D Maps” per aggiungere le info relative alla popolazione.

Con questa utilissima funzione è possibile tracciare dati temporali o geografici e mostrarli anche nel corso del tempo.

Insomma da come si può denotare moltissimi sono i trucchi presenti per poter accelerare e dunque, agevolare il proprio lavoro. Non ti bastano questi consigli? Per fortuna online puoi trovare molte aziende che offrono corsi per questo fondamentale strumento (come ad esempio su puntonetformazione.com) di lavoro, l'importante è affidarsi a società di comprovata affidabilità e serietà.

Mettili in pratica e di sicuro non te ne pentirai!